Электронные путевые листы в 2024 году
6 марта 2024
Водителей переводят с бумажных документов на цифровые. Отвечаем на главные вопросы.
В прошлом году Минтранс одобрил новую версию электронного путевого листа (ЭПЛ). Теперь документы для перевозок можно заполнять не только в бумажном, но и в цифровом виде. Такой документ легко отправлять работникам или коллегам прямо на мобильное устройство. Давайте разберемся и ответим на самые главные вопросы, связанные с новшеством.
Что такое электронный путевой лист?
Документ, фиксирующий маршруты транспортного средства и водителя. Он позволяет учитывать пройденное расстояние, подтверждать назначение поездки, контролировать время работы водителя, а также обосновывать траты на топливо и оплату труда.
Зачем он нужен?
Внедрение ЭПЛ поможет:
- в 10 раз снизить расходы на работу с путевыми листами;
- на 30% сократить время проставления всех отметок;
- удаленно выпускать водителей на линию;
- легко контролировать все этапы обработки путевых листов;
- вести архив в соответствии с требованиям ФНС;
- не привлекать в штат медицинский персонал.
Кому нужен путевой лист?
- юридическим лицам, независимо от формы собственности и вида деятельности;
- ИП, независимо от выбранного режима обложения и вида бизнеса;
- самозанятым физлицам, которые являются водителям такси.
Путевой лист можно не оформлять, если автомобиль не выезжает за территорию предприятия. Например, на автопогрузчик, который разгружает товар на территории склада компании. Но если он задействован для транспортировки груза с одного склада в другой, необходим путевой лист. Иначе могут возникнут неприятности.
Кто может потребовать путевой лист?
Инспектор ГИБДД. Водитель при проверке обязан показать: путевой лист, бумаги на перевозимые товары или людей, специальные разрешения.
Налоговая служба. Для подтверждения издержек на топливо и оплату труда водителя.
Трудовая инспекция. Этот документ может стать ключевым при разбирательствах, связанных с нарушениями в трудовых отношениях, для подтверждения графика труда и задач водителя.
Что изменилось в законе?
В минувшем году изменения путевых листов коснулись дважды.
1 марта в силу вступил закон №39-ФЗ, разрешивший ведение электронных путевых листов.
| БЫЛО | СТАЛО |
| Путевые листы оформляли и подписывали только на бумаге. | Появилась возможность создавать электронные путевые листы. |
| Обязательными реквизитами путевого листа были название и номер документа. | Из обязательных реквизитов убрали название и номер путевого листа. Однако, указывать название все же нужно. Это обязательно для любого первичного учетного документа (Закон от 06.12.2011 №402-ФЗ). |
| Необходимо было вести журнал движения (регистрации) путевых листов. Распечатывать, пронумеровывать, прошнуровывать. | Больше нет необходимости вести журнал регистрации путевых листов. |
| Указывалась информация о владельце автомобиля. | Указывается компания, которая выдала ЭПЛ. |
1 сентября вступил в силу приказ Минстаста № 159, который внес исправления в документ об электронных путевых листах.
| БЫЛО | СТАЛО |
| В информации о водители указывалось: − ФИО; − дата, время и результаты медосмотра. | Теперь необходимо дополнить: − СНИЛС; − серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения. |
| Запрещалось проходить медосмотр дистанционно. | Теперь медосмотр можно проходить у врача, либо с использованием телемедицинских устройств. |
| Руководствовались письмом Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ. | Закрепили позицию Минтранса: если водитель совершает несколько рейсов на одном авто в течение одной смены или один рейс более одного рабочего дня, заполняется один путевый лист. |
Зачем переходить на ЭПЛ в 2024 году?
В государственных планах перевод всех отраслей на цифровые технологии. Поэтому предприятиям лучше уже сейчас перейти на электронные перевозочные документы, особенно если работа связана с доставкой подакцизных, маркированных товаров.
Электронные путевые листы легко составить за несколько шагов, они минимизируют риск ошибок и оптимизируют процессы. ЭПЛ сразу доступны всем участникам процесса, каждому с индивидуальными правами доступа.
Печатать бумажные версии путевых листов и организовывать их хранение уже не нужно. После электронной регистрации всех необходимых подписей, информация автоматически отправляется в специализированную государственную систему.
Для удобства водителей, в их мобильных устройствах создается QR-код, который позволяет подтвердить необходимые данные даже без доступа к сети Интернет.
Кто подписывает ЭПЛ?
- собственник автомобиля;
- медицинский работник;
- механик;
- выпускающий.
Как перейти на ЭПЛ?
- Выбрать оператора ЭДО
- Получить электронные подписи на сотрудников, которые ставят подписи в путевых листах.
- Прописать в учетной политике свое решение о выборе в пользу ЭПЛ.
Компания «Димеко» уже работает над тем, чтобы перевести большинство своих клиентов на электронные путевые листы.
— В сутки мы проводим порядка 35 000 предрейсовых осмотров, — говорит Николай Якин, директор ООО «Димеко», — после каждого осмотра распечатывается стикер и наклеивается в путевой лист. То есть нашим клиентам приходится распечатывать не менее 35 тысяч путевых листов. Внедрение ЭПЛ позволит отказаться от стикеров и бумажных документов.
Технологии и законодательство уже сейчас позволяют ставить медосмотр и техосмотр в путевой лист дистанционно.
